Get in Touch

Kodeks postępowania

English version

1. Preambuła i zakres stosowania

Niniejszy Kodeks Postępowania określa standardy etyczne, prawne i środowiskowe, którymi kieruje się PTT Consulting spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (adres: Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, numer KRS: 0000559476, NIP: 7010485882, REGON: 361587729) w prowadzonej działalności gospodarczej (dalej: „Spółka”).

1.1. ZAKRES PODMIOTOWY

Kodeks ma zastosowanie do:
  1. Zarządu i wszystkich pracowników Spółki zatrudnionych na umowę o pracę (UoP),
  2. Konsultantów i ekspertów współpracujących ze Spółką w ramach umów B2B,
  3. Podwykonawców, dostawców i partnerów handlowych w zakresie ich współpracy ze Spółką,
  4. Wszelkich podmiotów działających w imieniu lub na rzecz Spółki.

1.2. PODSTAWY PRAWNE

Kodeks jest zgodny z następującymi aktami prawnymi i regulacjami:
  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.),
  2. Ustawa z dnia 23 maja 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) – implementacja dyrektywy 2019/1937/UE,
  3. Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) oraz Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
  4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
  5. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. o rachunkowości i standardy MSR/MSSF,
  6. Dyrektywa 2022/2464/UE w sprawie sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD),
  7. Dyrektywa 2024/1760/UE w sprawie należytej staranności przedsiębiorstw w zakresie zrównoważoności (CSDDD),
  8. Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka (UNGP),
  9. Zasady Global Compact ONZ (10 zasad),
  10. Konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138, 182.

2. Wartości i zasady etyczne

Spółka prowadzi działalność w oparciu o pięć fundamentalnych wartości:

2.1. UCZCIWOŚĆ I INTEGRALNOŚĆ

Działamy z pełną przejrzystością wobec klientów, konsultantów, pracowników i partnerów biznesowych. Nie tolerujemy żadnych form kłamstwa, manipulacji ani wprowadzania w błąd – niezależnie od celu lub kontekstu. Każda decyzja biznesowa powinna być możliwa do obronienia publicznie.

2.2. POSZANOWANIE LUDZI

Każda osoba – pracownik, konsultant, klient, kandydat – jest traktowana z godnością i szacunkiem. Różnorodność doświadczeń, kultur i perspektyw jest dla nas źródłem wartości, nie powodem do dyskryminacji.

2.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Bierzemy odpowiedzialność za nasze działania i decyzje. Dotrzymujemy zobowiązań. Przyznajemy się do błędów i dążymy do ich naprawienia. Odpowiedzialność oznacza również aktywne dbanie o środowisko naturalne i społeczności, w których działamy.

2.4. PROFESJONALIZM

Wysokie standardy merytoryczne, terminowość, poufność i staranność zawodowa są dla nas normą, nie wyjątkiem. Stale inwestujemy w rozwój kompetencji własnych i osób, z którymi współpracujemy.

2.5. ZGODNOŚĆ Z PRAWEM

Przestrzegamy prawa polskiego, europejskiego i międzynarodowego. W przypadku wątpliwości co do legalności działania, zasadą jest powstrzymanie się od niego do czasu uzyskania porady prawnej.

3. Prawa człowieka

Spółka uznaje i respektuje Powszechną Deklarację Praw Człowieka ONZ, Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka (UNGP) oraz konwencje MOP. Zobowiązujemy się do przeprowadzania należytej staranności w zakresie praw człowieka zgodnie z wymogami dyrektywy CSDDD.

3.1. ZAKAZ PRACY DZIECI

Spółka kategorycznie zakazuje wszelkich form pracy dzieci, tj. osób poniżej 15. roku życia, a w odniesieniu do prac lekkich – poniżej 13. roku życia, zgodnie z Konwencją MOP nr 138. Prace uznawane za szczególnie szkodliwe lub niebezpieczne są zakazane dla osób poniżej 18. roku życia zgodnie z Konwencją MOP nr 182. W zakresie naszej działalności oraz łańcucha dostaw:
  1. Weryfikujemy wiek wszystkich osób, z którymi nawiązujemy współpracę,
  2. Nie współpracujemy z dostawcami ani partnerami, u których stwierdzono przypadki pracy dzieci,
  3. Natychmiast rozwiązujemy współpracę w przypadku stwierdzenia naruszenia, z jednoczesnym zgłoszeniem właściwym organom.

3.2. ZAKAZ PRACY PRZYMUSOWEJ I HANDLU LUDŹMI

Zakazana jest wszelka praca wykonywana pod przymusem, na zasadzie zadłużenia, w wyniku handlu ludźmi lub w warunkach współczesnego niewolnictwa (Konwencja MOP nr 29 i 105). Obejmuje to:
  1. Zatrzymywanie dokumentów tożsamości,
  2. Nakładanie kar finansowych ograniczających swobodę odejścia,
  3. Uzależnianie wynagrodzenia od spłaty długu rekrutacyjnego,
  4. Stosowanie gróźb lub przymusu fizycznego lub psychicznego.
Ważne: Wszyscy konsultanci i pracownicy mają swobodę rozwiązania współpracy zgodnie z warunkami zawartej umowy. Żadne zobowiązanie umowne nie może ograniczać tej swobody w sposób sprzeczny z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

3.3. ZAKAZ DYSKRYMINACJI

Spółka zapewnia równe traktowanie we wszystkich aspektach współpracy i zatrudnienia. Zakazana jest dyskryminacja ze względu na:
  1. Płeć, tożsamość płciową i ekspresję płciową,
  2. Wiek,
  3. Niepełnosprawność,
  4. Rasę, kolor skóry, narodowość, pochodzenie etniczne,
  5. Religię, wyznanie lub bezwyznaniowość,
  6. Orientację seksualną,
  7. Stan cywilny lub rodzinny, ciążę i macierzyństwo/ojcostwo,
  8. Poglądy polityczne,
  9. Przynależność związkową,
  10. Formę zatrudnienia (UoP vs B2B).
Zasada równego traktowania obejmuje: rekrutację i selekcję, warunki wynagrodzenia, dostęp do szkoleń i awansu, przydział zadań oraz zakończenie współpracy.

3.4. ZAKAZ MOLESTOWANIA I MOBBINGU

Spółka nie toleruje żadnej formy molestowania, mobbingu ani przemocy w miejscu pracy, w tym:
  1. Molestowania seksualnego (niechciane zachowania o charakterze seksualnym, żarty, komentarze, gesty),
  2. Mobbingu (systematyczne nękanie, zastraszanie, wykluczanie),
  3. Przemocy słownej, fizycznej lub psychicznej,
  4. Cyberprzemocy (za pośrednictwem narzędzi komunikacyjnych używanych w pracy).
Osoby, które doświadczyły lub były świadkiem takich zachowań, powinny zgłosić je zgodnie z procedurą opisaną w Rozdziale 7 (Whistleblowing). Każde zgłoszenie jest traktowane poważnie i rozpatrywane bezzwłocznie.

3.5. WOLNOŚĆ ZRZESZANIA SIĘ I NEGOCJACJE ZBIOROWE

Spółka respektuje prawo pracowników do tworzenia i przystępowania do związków zawodowych oraz do prowadzenia negocjacji zbiorowych, zgodnie z Konwencją MOP nr 87 i 98. Przynależność lub brak przynależności do organizacji związkowych nie wpływa na traktowanie pracownika.

3.6. NALEŻYTA STARANNOŚĆ W ZAKRESIE PRAW CZŁOWIEKA

Zgodnie z wymogami dyrektywy CSDDD Spółka zobowiązuje się do:
  1. Identyfikowania i oceny ryzyk w zakresie praw człowieka w łańcuchu wartości (dostawcy, podwykonawcy),
  2. Podejmowania działań naprawczych w przypadku stwierdzenia naruszeń,
  3. Monitorowania skuteczności wdrożonych środków,
  4. Komunikowania wyników interesariuszom.

4. Środowisko, społeczeństwo i ład korporacyjny (ESG)

4.1. ŚRODOWISKO (ENVIRONMENTAL)

Jako firma IT Spółka jest świadoma śladu środowiskowego wynikającego z konsumpcji energii, podróży służbowych i zarządzania odpadami elektronicznymi. Zobowiązujemy się do:
4.1.1. Efektywność energetyczna i emisje
  1. Dążenia do zmniejszenia zużycia energii w biurach i centrach danych (własnych lub wynajmowanych),
  2. Preferowania dostawców usług chmurowych posiadających certyfikaty środowiskowe (ISO 50001, Green Cloud),
  3. Ograniczenia emisji CO₂ poprzez promowanie pracy zdalnej i hybrydowej.
4.1.2. Gospodarka odpadami i sprzęt IT
  1. Wdrożenia zasad gospodarki o obiegu zamkniętym przy zarządzaniu sprzętem IT,
  2. Przekazywania wycofanego sprzętu do certyfikowanych punktów recyklingu elektroniki,
  3. Minimalizacji drukowania i dążenia do obiegu dokumentów w formie cyfrowej,
  4. Przedłużania cyklu życia urządzeń przez naprawę i modernizację.
4.1.3. Łańcuch dostaw
  1. Preferowania dostawców posiadających politykę środowiskową i certyfikaty (ISO 14001),
  2. Uwzględniania kryteriów środowiskowych w procesach zakupowych.
4.1.4. Praca zdalna, paperless i ograniczenie podróży służbowych
Traktujemy pracę zdalną nie jako przywilej, lecz jako standardowy model operacyjny. Ograniczenie fizycznych dojazdów do pracy oraz służbowych podróży krajowych i zagranicznych stanowi świadomą decyzję biznesową i środowiskową, która wpisuje się w naszą strategię redukcji emisji CO₂. Praca zdalna jako standard:
  1. Domyślnym trybem pracy pracowników i konsultantów Spółki jest praca zdalna (remote-first). Obecność stacjonarna jest organizowana wyłącznie wtedy, gdy jest uzasadniona charakterem zadania lub wyraźnym wymogiem klienta.
  2. Spotkania wewnętrzne i zewnętrzne prowadzone są domyślnie w formie wideokonferencji. Fizyczne spotkania organizowane są wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i tylko wtedy, gdy nie jest możliwe osiągnięcie tego samego efektu zdalnie.
  3. Model pracy zdalnej Spółki przyczynia się do ograniczenia codziennych emisji związanych z dojazdami (tzw. scope 3 commuting emissions) całego ekosystemu pracowników i konsultantów.
Ograniczenie podróży służbowych:
  1. Podróże służbowe – krajowe i zagraniczne – są ograniczone do minimum. Każda podróż wymaga uzasadnienia biznesowego i wstępnej oceny, czy cel spotkania może zostać osiągnięty zdalnie.
  2. W przypadku konieczności podróży preferowany jest transport kolejowy przed lotniczym.
Polityka paperless – cyfrowy obieg dokumentów:
  1. Spółka prowadzi w pełni cyfrowy obieg dokumentów. Umowy, faktury, oferty, dokumenty kadrowe i korespondencja biznesowa są tworzone, przesyłane, podpisywane i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej.
  2. Podpisy elektroniczne (kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany ePUAP) są standardem dla dokumentów wymagających podpisu. Drukowanie dokumentów wymaga uzasadnienia i jest traktowane jako wyjątek od reguły.
  3. Archiwizacja dokumentów odbywa się w systemach chmurowych z zachowaniem wymogów RODO. Fizyczne archiwa papierowe są stopniowo digitalizowane i likwidowane.
  4. Dostawcy i klienci są zachęcani do stosowania elektronicznych form wymiany dokumentów, fakturowania elektronicznego (e-faktura) i elektronicznych narzędzi do podpisu.

4.2. SPOŁECZEŃSTWO (SOCIAL)

4.2.1. Warunki pracy i dobrostan
  1. Zapewnienia bezpiecznych i ergonomicznych warunków pracy,
  2. Wspierania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance),
  3. Oferowania elastycznych form pracy (zdalnej, hybrydowej),
  4. Regularnego badania satysfakcji i zaangażowania pracowników.
4.2.2. Różnorodność, równość i inkluzywność (DEI)
  1. Aktywnego dążenia do różnorodności na wszystkich poziomach organizacji,
  2. Monitorowania i eliminowania luki płacowej ze względu na płeć,
  3. Zapewnienia dostępności środowiska pracy dla osób z niepełnosprawnościami,
  4. Wspierania inicjatyw promujących kobiety w branży IT.
4.2.3. Prywatność i bezpieczeństwo danych
  1. Przestrzegania RODO i krajowych przepisów o ochronie danych osobowych,
  2. Stosowania zasad privacy by design i privacy by default,
  3. Szkolenia pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa,
  4. Niezwłocznego zgłaszania naruszeń ochrony danych do organu nadzorczego (UODO).

4.3. ŁAD KORPORACYJNY (GOVERNANCE)

4.3.1. Antykorupcja i przekupstwo
Spółka stosuje zasadę zerowej tolerancji dla korupcji, przekupstwa i nadużyć finansowych, zgodnie z Konwencją OECD o zwalczaniu przekupstwa oraz krajowymi przepisami karnymi. Zakazane jest:
  1. Oferowanie, wręczanie lub przyjmowanie korzyści majątkowych lub osobistych w zamian za decyzje biznesowe,
  2. Stosowanie pośredników w celu ukrycia łapówek,
  3. Fałszowanie dokumentów i ksiąg rachunkowych,
  4. Finansowanie polityczne bez wyraźnej zgody zarządu i zgodnie z przepisami prawa.
Upominki pieniężne są bezwarunkowo zakazane. Każdy upominek o wartości powyżej 100 PLN należy zgłosić przełożonemu.
4.3.2. Konflikty interesów
Każda osoba objęta Kodeksem jest zobowiązana ujawnić przełożonemu lub Zarządowi wszelkie sytuacje, w których jej interes osobisty może być sprzeczny z interesem Spółki. Dotyczy to m.in.:
  1. Posiadania udziałów w firmach będących klientami, dostawcami lub konkurentami Spółki,
  2. Zatrudnienia lub świadczenia usług dla firm konkurencyjnych,
  3. Udziału w procesach rekrutacyjnych lub zakupowych dotyczących bliskich krewnych,
  4. Przyjmowania pożyczek lub darów od klientów lub dostawców.
4.3.3. Ochrona aktywów i informacji poufnych
  1. Mienie Spółki (sprzęt, oprogramowanie, dane) jest używane wyłącznie do celów służbowych,
  2. Informacje poufne (dane klientów, warunki umów, know-how technologiczne) są chronione zarówno podczas, jak i po zakończeniu współpracy.
4.3.4. Uczciwa konkurencja
Spółka prowadzi działalność w poszanowaniu zasad uczciwej konkurencji i nie stosuje praktyk antykonkurencyjnych: zmów cenowych, podziału rynku, manipulacji przetargami ani nadużycia pozycji dominującej.
4.3.5. Przejrzystość podatkowa
Spółka stosuje uczciwe praktyki podatkowe: płaci podatki zgodnie z prawem polskim i unijnym, nie korzysta z agresywnego planowania podatkowego ani rajów podatkowych w celu unikania opodatkowania.
4.3.6. Raportowanie ESG
Spółka zobowiązuje się do stopniowego wdrażania raportowania niefinansowego. Docelowo raporty ESG będą przygotowywane zgodnie ze standardami ESRS (European Sustainability Reporting Standards) w terminach wymaganych dyrektywą CSRD.

5. Bezpieczeństwo danych i prywatność

Jako firma działająca w sektorze IT przetwarzamy dane osobowe zarówno naszych pracowników i konsultantów, jak i kandydatów do pracy oraz danych przekazywanych przez klientów. Zobowiązujemy się do:
  1. Przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie ważnej przesłanki prawnej (art. 6 RODO),
  2. Stosowania zasady minimalizacji danych – zbieramy tylko dane niezbędne do określonego celu,
  3. Zapewnienia praw osób, których dane dotyczą: dostępu, sprostowania, usunięcia, przeniesienia, sprzeciwu,
  4. Stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych bezpieczeństwa (szyfrowanie, kontrola dostępu, MFA),
  5. Prowadzenia Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP) zgodnie z art. 30 RODO,
  6. Niezwłocznego powiadamiania UODO o naruszeniach ochrony danych w ciągu 72 godzin,
  7. Przeprowadzania ocen skutków dla ochrony danych (DPIA) dla procesów wysokiego ryzyka,
  8. Weryfikacji bezpieczeństwa danych u dostawców chmurowych i podwykonawców.

6. Odpowiedzialny łańcuch dostaw

Spółka oczekuje od swoich dostawców, podwykonawców i partnerów przestrzegania standardów zgodnych z niniejszym Kodeksem. W szczególności:
  1. Wszyscy kluczowi dostawcy są proszeni o potwierdzenie zapoznania się z wymaganiami Kodeksu,
  2. W procesach przetargowych i zakupowych uwzględniane są kryteria społeczne i środowiskowe,
  3. Spółka zastrzega sobie prawo do audytu lub żądania samocertyfikacji od dostawców,
  4. Naruszenie zasad niniejszego Kodeksu przez dostawcę może stanowić podstawę do rozwiązania współpracy.
Nota prawna: Wymogi dotyczące łańcucha dostaw wynikają z dyrektywy CSDDD (2024/1760/UE), której implementacja do prawa polskiego przewidywana jest do 2026 roku. Spółka proaktywnie wdraża te standardy.

7. Procedura dla sygnalistów (Whistleblowing Policy)

Niniejsza procedura jest zgodna z Ustawą z dnia 23 maja 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), implementującą Dyrektywę 2019/1937/UE o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

7.1. CEL PROCEDURY

Celem procedury jest zapewnienie bezpiecznych, poufnych i efektywnych kanałów zgłaszania naruszeń prawa, zasad etycznych oraz postanowień niniejszego Kodeksu, przy jednoczesnej pełnej ochronie sygnalistów przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi.

7.2. KTO MOŻE ZGŁASZAĆ (SYGNALIŚCI)

Sygnalistą może być każda osoba, która uzyska informację o naruszeniu w kontekście związanym z pracą, w tym:
  1. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę,
  2. Konsultanci i eksperci współpracujący w ramach umów B2B,
  3. Kandydaci do pracy (w zakresie naruszeń zaistniałych podczas procesu rekrutacyjnego),
  4. Byli pracownicy i współpracownicy,
  5. Podwykonawcy, dostawcy i ich pracownicy,
  6. Akcjonariusze i wspólnicy,
  7. Osoby z organów statutowych Spółki,
  8. Stażyści i wolontariusze.

7.3. CO MOŻNA ZGŁASZAĆ

Procedurze podlegają zgłoszenia dotyczące:
  1. Naruszeń prawa polskiego lub unijnego (w obszarach wskazanych w dyrektywie 2019/1937/UE),
  2. Naruszeń postanowień niniejszego Kodeksu Postępowania,
  3. Działań korupcyjnych, fraudów, fałszowania dokumentacji,
  4. Naruszeń praw człowieka, mobbingu, dyskryminacji i molestowania,
  5. Naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych (RODO),
  6. Naruszeń zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
  7. Nielegalnego postępowania z odpadami lub zanieczyszczania środowiska,
  8. Naruszeń przepisów prawa pracy, podatkowego lub celnego,
  9. Innych działań sprzecznych z interesem publicznym lub powodujących szkodę dla Spółki.

7.4. KANAŁY ZGŁOSZEŃ

7.4.1. Kanał wewnętrzny
Platforma do zgłoszeń online: https://ptt-consulting.com/whistleblower/ – umożliwia anonimowe zgłoszenia i dwukierunkową komunikację.
7.4.2. Kanał zewnętrzny
Sygnalista ma prawo w każdym czasie skierować zgłoszenie do zewnętrznych organów, w szczególności:
  1. Rzecznik Praw Obywatelskich (organ centralny ds. sygnalistów w Polsce),
  2. Prokuratura, Policja, ABW – w przypadku naruszeń prawa karnego,
  3. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) – w przypadku naruszeń RODO,
  4. Państwowa Inspekcja Pracy – w zakresie prawa pracy,
  5. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) – w zakresie środków unijnych.
Ujawnienie publiczne: Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego w przypadku braku podjęcia odpowiednich działań przez organ zewnętrzny w ciągu 3 miesięcy od zgłoszenia lub w przypadku bezpośredniego zagrożenia życia, zdrowia lub środowiska.

7.5. PROCEDURA ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ

7.5.1. Osoba Odpowiedzialna ds. Sygnalistów
Zarząd Spółki wyznacza Osobę Odpowiedzialną ds. Sygnalistów (dalej: OOS). OOS jest zobowiązana do zachowania pełnej poufności.
7.5.2. Przebieg procedury
  1. Dzień 0: Zgłoszenie wpływa do OOS wybranym kanałem.
  2. Do 7 dni od zgłoszenia: OOS wysyła potwierdzenie odbioru zgłoszenia sygnaliście (jeśli zgłoszenie nie jest anonimowe lub kanał umożliwia komunikację).
  3. Do 14 dni od zgłoszenia: OOS dokonuje wstępnej oceny zasadności zgłoszenia i podejmuje decyzję o wszczęciu postępowania wyjaśniającego lub przekazaniu do właściwego organu zewnętrznego.
  4. Postępowanie wyjaśniające: Przeprowadzone z zachowaniem poufności, bezstronności i rzetelności. Czas trwania: do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia odbioru zgłoszenia (możliwość przedłużenia do 6 miesięcy w uzasadnionych przypadkach).
  5. Po zakończeniu postępowania: OOS informuje sygnalistę o podjętych działaniach (o ile umożliwia to kanał komunikacji i prawo).
  6. Archiwizacja: Dokumentacja dotycząca zgłoszeń przechowywana jest przez 5 lat od daty zgłoszenia.

7.6. OCHRONA SYGNALISTÓW

Spółka zapewnia sygnalistom pełną ochronę prawną i organizacyjną zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów:
7.6.1. Zakaz działań odwetowych
Zakazane są wszelkie działania odwetowe wobec sygnalistów, w tym:
  1. Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę lub umowy B2B,
  2. Degradacja, obniżenie wynagrodzenia, zmiana warunków zatrudnienia,
  3. Dyskryminacja, pominięcie przy awansie lub przydziale zadań,
  4. Negatywna ocena wyników pracy,
  5. Zastraszanie, prześladowanie, izolowanie,
  6. Szkodzenie reputacji, w tym w mediach społecznościowych,
  7. Przekazywanie danych osobowych sygnalisty bez jego zgody,
  8. Skierowanie na badania psychiatryczne lub psychologiczne bez uzasadnienia medycznego.
Osoba, która dopuściła się działań odwetowych, ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną, a w stosownych przypadkach – cywilną lub karną.
7.6.2. Poufność
Tożsamość sygnalisty jest chroniona i nie jest ujawniana bez jego wyraźnej zgody. Dostęp do danych identyfikujących sygnalistę mają wyłącznie osoby bezpośrednio zaangażowane w rozpatrywanie zgłoszenia, w zakresie niezbędnym do tego celu.
7.6.3. Anonimowość
Spółka przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia anonimowe. Anonimowość nie jest warunkiem korzystania z ochrony przysługującej sygnalistom – w przypadku późniejszego ujawnienia tożsamości ochrona nadal obowiązuje.
7.6.4. Wsparcie dla sygnalistów
  1. Bezpłatna konsultacja prawna za pośrednictwem zewnętrznego radcy prawnego (na wniosek sygnalisty),
  2. Możliwość skierowania sprawy do sądu pracy lub sądu cywilnego w przypadku naruszenia praw sygnalisty.

7.7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA FAŁSZYWE ZGŁOSZENIA

Ochrona prawna nie obejmuje osób, które świadomie dokonują fałszywych zgłoszeń w złej wierze. Takie działanie może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną i cywilnoprawną zgodnie z art. 12 Ustawy o ochronie sygnalistów.

7.8. PRZECHOWYWANIE DANYCH I RODO

Przetwarzanie danych osobowych sygnalistów i osób, których dotyczy zgłoszenie, odbywa się zgodnie z RODO. Administrator danych zapewnia odrębny rejestr zgłoszeń dostępny wyłącznie dla OOS. Dane przechowywane są przez 5 lat od zakończenia postępowania.

8. Implementacja i monitorowanie

8.1. PRZYJĘCIE KODEKSU

Każdy pracownik i podwykonawca zobowiązany jest do przestrzegania Kodeksu Postępowania, który jest publicznie dostępny na stronie internetowej Spółki. Oczekujemy również, że wszyscy dostawcy będą stosować się do zasad w nim zawartych.

8.2. MONITOROWANIE I EGZEKWOWANIE

Za monitorowanie przestrzegania Kodeksu odpowiada Zarząd Spółki, wspomagany przez OOS. Naruszenia Kodeksu mogą skutkować:
  1. Upomnieniem lub naganą (pracownicy),
  2. Rozwiązaniem umowy o pracę lub umowy B2B,
  3. Dochodzeniem odszkodowania,
  4. Zgłoszeniem do właściwych organów ścigania.

8.2. PRZEGLĄD I AKTUALIZACJA KODEKSU

Kodeks podlega przeglądowi co najmniej raz na 2 lata lub w przypadku istotnych zmian w prawie polskim lub unijnym. Wszelkie zmiany wymagają zatwierdzenia przez Zarząd i są komunikowane wszystkim osobom objętym Kodeksem z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

9. Postanowienia końcowe

9.1. HIERARCHIA DOKUMENTÓW

W przypadku sprzeczności między postanowieniami niniejszego Kodeksu a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego lub europejskiego, pierwszeństwo mają przepisy prawa. Kodeks stanowi uzupełnienie i rozwinięcie wymogów prawnych, a nie ich ograniczenie.

9.2. PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI

Wszelkie pytania dotyczące interpretacji i stosowania Kodeksu należy kierować do Zarządu Spółki lub Osoby Odpowiedzialnej ds. Sygnalistów. Przed podjęciem działania w sytuacji wątpliwej zalecamy konsultację – jeśli masz wątpliwości, zapytaj.

Tabela podstaw prawnych

Poniższa tabela zestawia kluczowe regulacje, na których opiera się niniejszy Kodeks:
Obszar Podstawy prawne
Ochrona sygnalistów Ustawa z 23.05.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928); Dyrektywa 2019/1937/UE
Zakaz pracy dzieci i przymusowej Konwencje MOP nr 29, 105, 138, 182
Zakaz dyskryminacji Kodeks pracy art. 18³a–18³e; Dyrektywa 2000/43/WE; 2006/54/WE
Ochrona danych osobowych RODO (rozp. 2016/679/UE); Ustawa o ochronie danych osobowych z 10.05.2018 r.
Antykorupcja Kodeks karny art. 228–231, 250a, 296a; Konwencja OECD z 1997 r.
ESG / Raportowanie Dyrektywa CSRD (2022/2464/UE); Standardy ESRS
Należyta staranność Dyrektywa CSDDD (2024/1760/UE); Wytyczne UNGP ONZ
Zdrowie i bezpieczeństwo Kodeks pracy Dział X; Dyrektywa 89/391/EWG

Zewnętrzne organy – kanały zgłoszeń:

  1. Rzecznik Praw Obywatelskich: www.rpo.gov.pl
  2. UODO: www.uodo.gov.pl
  3. Państwowa Inspekcja Pracy: www.pip.gov.pl
  4. Prokuratura Krajowa: www.pk.gov.pl